1. Hardware aanschaffen (via Afdeling ICT)

• Telefoons: Zorg voor een betrouwbare telefoonoplossing met vaste en/of mobiele lijnen, afhankelijk van je behoeften. We raden aan om met een leverancier zoals Rinkel via Afdeling ICT samen te werken voor professionele telefoniediensten.
• Computers: Schaf een krachtige desktop-PC aan voor gebruik in de winkel. Natuurlijk is dit afhankelijk van het aantal werkplekken. Je kunt ook kiezen voor dockingststions in combinatie met laptops. Zorg ervoor dat alle hardware voldoet aan de eisen van de gebruikte softwarepakketten, zoals Simar en Windows 365.
• Printers en randapparatuur: Investeer in een multifunctionele printer die zowel kan printen, scannen als kopiëren. Daarnaast zijn een goede muis, toetsenbord, en monitor belangrijk voor efficiënt werken.

2. Internetverbinding

• Breedband internet: Kies voor een betrouwbare internetverbinding met hoge snelheid, omdat veel softwarepakketten en communicatiekanalen afhankelijk zijn van internet. Overweeg een zakelijk internetabonnement met back-upopties voor stabiliteit.
• WiFi-infrastructuur: Zorg ervoor dat het hele winkelpand goed wordt gedekt door een beveiligd WiFi-netwerk. Dit is vooral belangrijk in de showroom, zodat klanten interactieve functies van keukens kunnen bekijken.

3. Telefoonnummers en e-mailadressen

• Telefoonnummers: Werk samen met Afdeling ICT om zakelijke telefoonnummers op te zetten. Afhankelijk van jouw persoonlijke sitautie is het handig om aparte telefoonnummers / Whatsappnummers te hebben voor bijvoorbeeld verkopers.
• E-mailadressen: Maak via afdeling ICT Windows 365 professionele e-mailadressen aan, sowieso de naam van de vestigingsstad plus denaam van het concept, bijvoorbeeld amsterdam@Merk B.nl, maar ook met jouw voornaam zoals jan@demo.invalid, en eventueel voor jouw medewerker(s). Voor de secundaire concepten (Merk C.nl en Merk D) krijg je geen e-mailadressen. Vraag aan afdeling ICT om e-mailhandtekeningen te maken. Dit geeft een professionele uitstraling en maakt communicatie efficiënter.

4. Software Installatie

• Windows 365: Alle medewerkers moeten toegang hebben tot Windows 365. Dit pakket biedt toegang tot essentiële toepassingen zoals Outlook, Word, Excel en Teams, en maakt samenwerken gemakkelijk.
• VPN: Afdeling ICT installleert een softwareprogramma op jouw PC's en laptops, waarop je moet inloggen om met Simar te kunnen werken
• Simar: Simar is het softwarepakket dat wordt gebruikt voor keukendesign en administratie. Zorg ervoor dat Simar correct is geïnstalleerd op alle werkstations en dat medewerkers een training krijgen in het gebruik ervan. Dit pakket helpt bij het ontwerpen van keukens, het maken van offertes, en het beheren van klantgegevens.
• het oude systeem: Als franchisenemer ontvang je een account en inloggegevens voor het oude systeem, de software voor het plannen van keukenmontage, service, transport, en het inmeten van keukens. Voor het gebruik van het oude systeem is er een aparte handleiding beschikbaar in dit online handboek. Zorg ervoor dat alle relevante medewerkers toegang hebben en goed op de hoogte zijn van hoe ze deze software kunnen gebruiken.
• Leadportal van Batec: Je ontvangt ook inloggegevens voor het Leadportal van Batec. Je logt hierop in via app.Batec.nl. Dit portal biedt een overzichtelijke manier om leads en klantinformatie te bekijken en te managen (CRM-systeem). Daarnaast download je de Go High Level app op iOS of Android app op de appstore zodat je notificaties kan ontvangen wanneer er een lead binnenkomt. Je logt in met dezelfde gegevens als dit franchsieportal.
• Franchiseportal: Ten slotte ontvang je de inloggevens van het franchiseportal waar, je nu ook in zit. Hierin vind je het online handboek waarin je alles over de franchise kan terugvinden, maar ook belangrijke data, documenten en franchisenieuws. Zorg dat je altijd via je laptop/pc erin kan en dat je de Batec iOS of Android app op je telefoon hebt.

5. ICT Beheer en onderhoud

• Updates en Back-ups: Plan regelmatige updates voor alle softwarepakketten en zorg voor automatische back-ups van belangrijke gegevens. Overweeg het gebruik van een cloudoplossing voor back-ups om gegevensverlies te voorkomen.
• Ondersteuning: Voor technische ondersteuning kun je een samenwerking aangaan met onze ICT-partner van afdeling ICT. Dit zorgt ervoor dat problemen snel worden opgelost en dat de winkel operationeel blijft.

6. Training en toegang

• Medewerkerstraining: Zorg dat alle medewerkers goed worden ingewerkt in het gebruik van de hardware en software. Dit omvat het begrijpen van Simar, het oude systeem, het Leadportal, het instellen van e-mail en het gebruik van Windows 365.
• Toegang en beveiliging: Stel - in samenwerking met afdeling ICT - verschillende niveaus van toegang in voor personeel, afhankelijk van hun rol. Dit beschermt gevoelige informatie en zorgt ervoor dat medewerkers alleen toegang hebben tot de benodigde functionaliteiten.

Met deze richtlijnen is jouw winkel volledig uitgerust met een professionele ICT-oplossing die zowel klanttevredenheid als een efficiënte bedrijfsvoering ondersteunt.